Digitalisierung im Unternehmen

Mithilfe eines Dokumentenarchivs können Ihre Mitarbeiter besonders schnell auf alle relevanten Daten zugreifen. Dadurch werden die Suchzeiten verkürzt, weil alle Dokumente zentral an einem digitalen Ort gesammelt werden.
Sie können ihre Dokumente dazu schneller ablegen als bisher und sie ganz einfach online abspeichern, anstatt die Dokumente auszudrucken, zu lochen und abzuheften.

Indem Sie den Dokumentenzugriff in Ihrem Unternehmen so einfach und schnell wie möglich gestalten, desto verlässlicher können Sie Ihre Prozesse optimieren. Ein digitales Dokumentenarchiv stellt hierfür eine hervorragende Möglichkeit dar. Ihre Mitarbeiter finden sämtliche Dokumente zentral an einem digitalen Ort, können Arbeitsabläufe gezielt steuern und Ihre Effizienz somit erfolgreich steigern.

Während es bei Aktenordnern und Dokumenten in Papierform schwierig ist, klar zu definieren, welcher Mitarbeiter welche Akten einsehen oder auch bearbeiten und verändern darf, bietet ein digitales Dokumentenarchiv den Vorteil, dass Benutzerrechte eindeutig zugeordnet werden können. Mit einem Dokumentenarchiv entscheiden Sie selbst, welcher Mitarbeiter welche Dokumente ansehen und/oder bearbeiten darf.

Die Anwendungsgebiete sind vielfältig und ziehen sich durch das gesamte Unternehmen. Zum Beispiel in der Produktion werden die Arbeitspapiere nicht mehr ausgedruckt sondern über das Dokumentenarchiv bereitgestellt und am Arbeitsplatz über einen Bildschirm visualisiert.

Es bleibt nun die Frage wie gehe ich vor, um das richtige Dokumentenarchiv für mein Unternehmen zu finden. Hierzu gibt es einige Punkte die zu beachten sind.

1.) Zunächst machen Sie sich ein Bild über die Anzahl und Art der zu archivierende Dokumente.

2.) Katalogisieren Sie die zu archivierende Dokumente in Aktenstrukturen für das Dokumentenarchiv.

3.) Legen Sie die Berechtigungsstruktur für die zu archivierenden Dokumente fest.

4.) Welche zusätzlichen Funktionen sollte das Dokumentenarchiv noch abdecken. Stichwort „Workflow“.

5.) Schnittstellen für automatische Archivierung aus Ihrem Warenwirtschaftssystem/ERP.

6.) Ist es möglich eine „Freeware Version“ oder eine „Testversion“ des jeweiligen Softwareanbieters zu bekommen.

Gerade Punkt 4 entscheidet, wie hoch Ihr Investment in eine Dokumentenarchivsoftware sein wird. Hier gibt es mächtige DMS Systeme wie d.3ecm (https://hillig-software.de/d-velop-documents/) die mehrere 10.000€ kosten oder kleinere DMS Systeme wie MyFreeArchiv (https://www.myfreearchiv.de/) die ihre primäre Aufgabe als Dokumentenarchivierung sehen und nur ein geringes Investment haben.

Bei Punkt 6 wäre der entscheidende Vorteil das die Software ausgiebig getestet werden kann ohne das hohe Kosten zu diesem Zeitpunkt anfallen.

Das ist ein kleiner Leitfaden über die Dokumentenarchivierung und Vorgehensweise zur Entscheidungsfindung.